Yhdistyksen viestinnän haasteet

Yhdistyksen viestinnän haasteet

Olen toiminut useammassa yhdistyksessä elämäni aikana. Aloitin toiminnan jo opiskelijana, kun lähdin mukaan omaan aineyhdistykseeni, jatkoin siitä aineryhmäni Killan johtoon ja kävin edustajiston jäsenenä ylioppilaskunnassa. Työelämässä olen ollut ammattiyhdistykseni yhteyshenkilönä sekä oman työpaikkani työntekijäyhdistyksen puheenjohtaja. Lisäksi kävin ja tein luottamusmieskoulutuksen, ja toimin luottamusmiehenä ja varapääluottamusmiehenä puheenjohtajuuden rinnalla. Viime vuosina olen kerännyt yhdistyksen johtamiskokemusta harrastuspuolelta koirayhdistyksestä sekä nuorkauppakamaripuolella hallituslaisena. Kokemusta on siis kertynyt paljon johtamisesta, ohjaamisesta sekä asioiden hoitamisesta yhdistyspohjalla. Lisäksi opinnot johtamisesta ja hallinnosta ovat antaneet paljon käteen sellaista, mitä normaalisti perustoimija ei ota huomioon.

Kaiken tämän ajan olen seurannut läheltä yhdistyskentän kehittymistä. Kiinnostukseni takia huomioni on kiinnittynyt viestintään ja etenkin johtamisviestintään: millaisia asioita tulisi johtajan ottaa huomioon ja kuinka yleensäkin yhdistystä tulisi hoitaa, että se vastaisi jäsenistön tarpeisiin. Oma johtajaprofiilini on yleensä ollut valmentava, delegoiva ja minulla on ollut aina mielenkiintoa huomioida se, mitä omille yhdistysläisilleni kuuluu: onnitella menestyksestä, kannustaa toimintaan sekä olla mukana vaikeina hetkinä. Delegoinnin opiskelu vaati paljon, mutta hiljaa opin asian. Palaute on aina ollut mielestäni tärkeää, ja olen ottanut sen kehitystoimina vastaan. Ilman palautetta ja kehityskohteita ei tulisi oppimistakaan.

Mitkä ovat johtamisen haasteet?

Yhdistyksen toiminta on usein = puheenjohtajan toiminta. Se, mitä puheenjohtaja tekee, millaista mallia hän näyttää ja kuinka lähelle hän pääsee jäsenistöään, näyttää ulkopuolisille, millainen yhdistys on, mitkä ovat sen vahvuudet ja heikkoudet. Jos puheenjohtaja ei tutustu jäsenistöönsä, ei ota huomioon heidän tarpeitaan, puheenjohtaja jää varsin etäiseksi ja kylmäksi. Silloin on aika vaikea kutsua toimintaa kovin yhteishenkiseksi. Jos johtaja huomioi toimissaan vain lähipiirinsä, eikä toimi ns. yhdistysbrändin mukaisesti, toiminta jää varsin kylmäksi ja kovaksi. Jos johtoporras jää etäiseksi, yhdistyksen jäsenet eivät koe toimintaa omakseen. Kun puheenjohtaja halaa vain positiivisia sanoja sanovia jäseniään ja kääntää selkänsä palautetta ja toiveita esittäville, voi puheenjohtajan toiminnan kyseenalaistaa. Mitkä ovat hänen tarkoitusperänsä? Haluaako hän kehittyä?

Miten puheenjohtaja voisi päästä lähemmäksi jäsenistöään?

Kaikki alkaa mielestäni tarkkailusta, seurannasta ja tutustumisesta. Jotta voisit toimia jonkun joukon vetäjänä, tulee sinun tuntea jäsenistösi ja olla heille tuttu. Tällaiseen tarvitaan sosiaalista älykkyyttä. Valitettavan usein puheenjohtaja ajattelee edelleen itsensä ns. kohotetulle korokkeelle, josta hän tarkkailee jäsenistöään. Tällainen diktatuuri iskee aina omaan nilkkaan jossain vaiheessa. Edelleenkin hyvin usealla puheenjohtajalla unohtuu, että hän on jäsenistöään varten. Jäsenistö maksaa rahaa yhdistykseen jäsenmaksun muodossa, että se järjestäisi toimintaa jäsenille, eikä siten, että jäsen maksaa jäsenmaksun, jotta hän järjestää toimintaa itselleen. Tähän on parempiakin tapoja kierrättämättä rahaa välikäden kautta.

Kun puheenjohtaja kommunikoi, jakaa tietoa ja viestittää jäsenistölleen tasapuolisesti niin hyvistä kuin huonoistakin uutisista, puheenjohtajan toiminta nähdään aitona. Hän ymmärtää jäsenistön toiveet ja tarpeet, luo yhteishenkeä ja kiinnittää jäsenistönsä mukaan toimintaan paremmin. Kun jäsenistö saavuttaa jotain, puheenjohtajan kuuluu huomioida heidät – jakaa tunnustuksia, palkintoja ja lahjoja. Kuuntelin jokin aika sitten erään ammattilaisen kertomusta muistamisen tärkeydestä. Kun muistat maininnalla, lahjalla, huomionosoituksella, vastaanottaja jää ns. velkaa sinulle. Tämä ei tarkoita negatiivista rahallista summaa, vaan karman lakia – kun teet hyvää toisille, se palautuu jollakin tavalla takaisin sinulle. Myös puheenjohtajan toiminnassa tämä kuuluisi mielestäni olla keskiössä. Esimerkiksi kun yhdistys muistaa nimissään yhdistyksen jäsentä, yhdistys myös hoitaa kyseisen lahjan kustannukset ja puheenjohtaja henkilökohtaisesti jakaa lahjan.

Huonoimman esimerkin koin vasta, kun eräs yhdistys nimissään jakoi lahjan yhdistyksen entiselle jäsenelle. Jäsen oli joutunut töiden perässä muuttamaan toiselle paikkakunnalle. Ihaninta siinä oli huomiointi – puheenjohtaja jakaa näkyvästi yhdistyksen nimissä lahjan. Toimintamalli ”kusi” pahasta siinä, kun muutama viikko myöhemmin lahjaan laitettu raha pyydetään jäsenistöltä pieninä 2 euron vapaaehtoisina maksuina takaisin, koska entisen jäsenen muistaminen ei sopinutkaan yhdistyksen budjettiin. (Ei tosin kannata nostaa pöydälle asiaa, että yhdistyksen jäsen oli jo maksanut vuodestaan jäsenmaksuna 100 euroa.) Kysyin toimijoilta, ovatko he tosissaan. Varmasti kysyisit sinäkin.