Yrittäjä lomalla – viestintäongelmat arjessa

Yrittäjä lomalla – viestintäongelmat arjessa

Ensimmäistä kertaa yrittäjänä ollessani (HAH! Se lyhyt aika, mitä olen ehtinyt jopa olla) tuli eteen tilanne, kun olin ns. lomalla. Laitoin termin ”ns.” loman eteen tarkoituksella, koska työssäni olen tavoitettavissa aina sähköpostilla ja puhelimella. Siinä vastaillessani sähköposteihin ja muihin sosiaalisen median viesteihin, mieleeni kiiri ajatus siitä, miten yrittäjä voi viestiä, että hän on lomalla ja toisaalta, kannattaako yrittäjän viestiä koskaan olevansa lomalla.

Mieleeni nimittäin kiiri ystäväni kertomus eräästä yrittäjästä, joka oli hirveän täsmällinen ja lakia noudattava ihminen. Koska hän halusi aina palvella asiakkaitaan hyvin, hän myös ilmoitti selvästi olevansa lomalla ja asiakkaiden tilausten saanti voisi tästä syystä kärsiä. Tästähän aina seuraa se, että asiakkaat ottavat asian huomioon ja eivät tilaa tuotetta häneltä, vaan joltakin toiselta, jolta tavaran saa silloin, kun sen haluaakin – nopeasti ja turhaan odottelematta. Tämähän tarkoitti aina, että tuloskin laski jokaisen loman aikana. Tilauksia ei sadellut normaaliin tyyliin, vaan osa tilauksista jäi kokonaan saamatta ja ne vilahtivat kilpailijan kassaan. Miten tällaisen voisi estää? Miten yrittäjä voi viestiä lomailustaan? Kannattaako yrittäjän viestiä lomastaan?

Ohjeistuksia yrittäjälle, miten hän voi pitää lomansa, on paljon. Esimerkiksi yrittäjät.fi-sivustolla on aika kattava ohjeistus, miten lomailla voi ja miten siihen tulee valmistautua. Viestinnällisiä ohjeistuksia on vähän tai tuskin ollenkaan. Toimintaviestintään ei juurikaan paneuduta tai siihen ei anneta ohjeistuksia, vaan yleensä ohjeistukset ilmestyvät, kun lahje on jo aika kurainen. Perinteinen viestintään liittyvä ohjeistus on, että laita lomavastaaja päälle sähköposteihin ja puhelimeen. Tämä mielestäni säikäyttää asiakkaat. Miten sen voisi tehdä säikäyttämättä asiakkaita? Olisiko erityisiä muita ohjeita tällaiseen yrityksen toiminnan kannalta olennaiseen viestintään eli toimintaviestintään.

”Yrittäjä ei ole koskaan lomalla” -ajatus ja toimintaviestinnän tavoitteet

Koko pienen elämäni olen kuullut aina yrittäjä-kertomusten yhteydessä, että yrittäjä on tavoitettavissa 24/7 ja yrittäjä ei koskaan lomaile. Miksi haluaisit siis yrittäjäksi, kun et koskaan voi lomailla? Pelottavaa, eikö? Sitten päätin hypätä opettajan työn vakaista kesälomista ja talvilomista lomattomaan elämään. Tässä sitä ollaan. Yritän harjoitella elämään tässä uudessa maailmassa.

Mitä vinkkejä minulla olisi antaa? Miten kannattaisi toimia tai voisi toimia?

  1. Maailma on nykyään täynnä automaatiopalveluita. Kun tuotat sisällön sivuillesi tai blogiisi sekä ajastat sen, sivu julkaisee sen haluamanasi hetkenä maailmalle. Erilaisia ajatuksiahan voisi ajastaa siten loma-ajalle, eikö? Näin asiakas tietäisi, että siellä ollaan paikalla, vaikka oikeasti yrittäjä makaa napa kohti aurinkoa jossain etelän rannoilla huurteinen kourassaan.
  2. Jos asiakas kysyy kysymyksen? Ainahan voi asentaa ns. automaattivastauksen ajatuksella: ”Kiitos viestistäsi! Palaa asiaan mahdollisimman pian. Hauskaa työviikkoa!” Lisäksi automaattivastaukseen voisi laittaa linkin usein kysyttyjen kysymysten sivulle (jos sellainen on). Jos haluat tehdä viestistäsi persoonallisemman, voithan lisätä automaattivastaukseen vielä persoonallisen tekstiosion. Esimerkiksi teksti ”Jos kysyi kysymyksen, tarkistithan UKK-palstamme, josta vastaus voisi löytyä nopeasti?” Tämä toisaalta saattaa ahdistaa vastaanottajaa, mutta toisaalta joukossamme on niitä, jotka eivät tienneet mahdollisesti UKK-palstasta.

Yleensäkin voisi sanoa, että hyvään ammattitaitoa on aina ennakoida nämä tilanteet. Mitä, jos yrittäjän loma ei johdukaan omaehtoisesta päätöksestä, vaan sairastumisesta? Silloin on onneksi meitä sisällöntuottajia, jotka voivat tulla avuksi pitämään virtuaalisesti yrityksesi toiminnan kasassa. Kun arkinen yritysviestintä on suunniteltua ja ennakoitua, yrityksellä ei tule niitä hiljaisia hetkiä, jotka herättäisivät sijoittajien tai asiakkaiden epäilykset. Kun yrittäjä sijoittaa yrityksessään toimintaviestintään, eikä vain markkinointiin, myös nämä yllättävät tilanteet on huomioitu. Kaikista asioista ei kannata tehdä kriisiä.