Kesä on viestittelyn aikaa

Kesä on viestittelyn aikaa

Kesä on viestittelyn aikaa. Kuten viikolla on uutisissa kerrottu, etätyöskentelyn määrä on jälleen kasvussa. Hektinen ympäristö aiheuttaa sen, että työpaikalla ei voi keskittyä tarpeeksi työntekoon. Muistan omasta opettajaelämästäni saman. Teimme työtä usein avokonttorissa, missä kaapistot tai väliseinät erottivat opettajapöydät toisistaan. Sain ainakin nimellisesti tehdä töitä omissa oloissani, omalla työpöydällä ja omalla koneella. Muistan, kun laitoin musiikin vain korviini soimaan ja tein kirjalliset työni. Ovi nimittäin kävi työtilassa sen verran tiheään, että muuten olisin joutunut koko ajan häirityksi. Kun laitoin musiikin korvilleni, olin omassa maailmassani.

 

Siitäpä hyppäämmekin oikeaan asiaan eli kesän viestittelykeskeisyyteen. Mitä tarkoitankaan sillä? Usein kesän aikana ihmiset häviävät jokainen omaan suuntaansa. Ainakin opettajaelämässä se oli noin – olisiko syynä ollut loma? Näin se on varmasti muuallakin, että kesän aikana etäisyydet kasvavat ja jokainen suuntaa omaan suuntaansa. Näissä tilanteissa kirjallisten viestien merkitys kasvaa eli viesti on tavoittamassa vastaanottajan sitten, kun hän palaa taas koneen äärelle tai työpaikalleen. Soittamiset ovat vaikeita, koska aina ei välttämättä saa kiinni vastaanottajaa. Siksi kirjallisten viestien merkitys kasvaa.

Millainen viesti on hyvä tällaisiin tilanteisiin? Mielestäni paras viesti tällaisiin tilanteisiin on lyhyt ja ytimekäs. Vastaanottaja lukee nopeasti viestin ja ymmärtää tarkoituksen: Onko viesti tiedote, onko viesti kysymys vai onko viesti tarjous tai tarjouksen hyväksyminen? Usein tässä vaiheessa tulee ongelma. Jos katsot sähköpostikansiotasi ja otsikot menevät varmaankin näin: ”Moi!” ”Hauskaa kesää!” ”Ei otsikkoa” ”Hei!” ”Kysymys x:stä”. Miten tiedät, mitä mikäkin viesti tarkoitti? Jaana markkinointitiimistä osasi sentään otsikoida viestinsä eli lisäsi sinne otsikkoon viestin aiheen. Usein menet ja vastaat sellaiseen viestiin ensin, eikö? Helppoa ja vastaus on valmiina.

MILLAINEN ON HYVÄ SÄHKÖPOSTIVIESTI?

Usein tällaisessa viestinnässä on paljon parannettavaa. Siksi päätin kirjoitella hieman siitä. Jokaisessa sähköpostiviestissä noudattaisin samaa kuin tiedotteissakin eli uutiskolmiota. Tärkein asia alkuun ja sitten lisätiedot loppuun. Pääasia, että viestin lukija saa asiasta selkeän kuvan heti alkuun ja osaa päättää, välittääkö viestin eteenpäin asiasta enemmän tietävälle vai vastaako itse. Erinomainen sähköpostiviesti sisältää siis sisällön tiivistävän otsikon, johdannon asiaan ja asiat kerrottan tärkeimmästä vähemmän tärkeämpiin.

1. Otsikko

Otsikoinnissa tulisi kertoa selkeästi, mitä viesti koskee. Onko viesti kysymys, tarjous, tarjouspyyntö, tilaus, reklamaatio tai palaute? Kun viestin otsikoi sisällön kanssa yhteensopivasti, avaa vastaanottaja varmasti viestin ja tutustuu sisältöön. Työelämässä tämä helpottaa paljon tekemistä. ”Missä se viesti Mikolta oli, missä se puhui siitä ilmastointilaitteesta?” Jos hän olisi otsikoinut viestintä seuraavasti: ”Ilmastointilaite-tilaus” tai ”Ilmastointilaitteen tiedot”, löytäisi varmasti vastaanottaja helposti viestin muiden joukosta.

2. Johdanto

Johdanto eli ensimmäinen kappale viestiä tiivistää koko viestin sisällön. Se sisältää perustiedot eli asian kuvauksen, mitä vastaanottajan tulee tehdä, mitä toimia se edellyttää. Yleisesti uutinen on mitä, missä, milloin ajatus, mutta tällaisessa viestissä on tärkeintä kertoa, mitä viesti koskee eli miksi viesti on kirjoitettu. Jos Mikon viesti kertoi ilmastointilaitteesta, hän kertoisi johdannossa perusasiat tästä, mitä tietoja sähköpostin perusteella saa. Esim. ”Sannan tilaamat tiedot ilmastointilaitteesta ovat alla tai liitteenä.” ”Haluaisin tilata X-ilmastointilaitteen. Lisätiedot ovat alla.”

3. Tiedot tärkeimmästä vähemmän tärkeisiin

Kun otsikko on osuva, johdanto kertoo olennaisen, tiedot on helppo löytää alta. Ei tarvitse kelata sivua alas päin, että löytää olennaisen tiedon, miksi sähköposti oli lähetetty. Aina kärkeen johdantoon siis syy, miksi sähköposti on lähetetty ja sen jälkeen lupaamasi asiat tärkeimmästä vähemmän tärkeisiin. Kerro kaikki sinulta odotetut tiedot aiheesta eli jos teet tilauksen, kerro tuotteesta kaikki olennainen. Ei esim. seuraavasti: ”Tilaan moottoriveneen.” Pikemminkin kerrotaan, että: ”Tilaan x moottoriveneen mallin seuraavilla varusteilla … ”

Loppuun kerrotaan tarkasti yhteystiedot. Jos työ on sellainen, että et voi vastata tiettyyn aikaan päivästä, kerro ajat, jolloin sinuun voi ottaa yhteyttä. Jos odotat jotain lähettäjältä eli reagointia tiettyyn päivämäärään mennessä, kannattaa kertoa sekin sähköpostissa.

KOHTI TEHOKKAAMPAA VIESTINTÄÄ

Näillä vinkeillä pääsee varmasti alkuun, kun kesäviestintäänsä pohtii. Pääasia on aina saada asiat pois mielestä ja eteenpäin. Sähköpostin lähettäminen, tiedotteen kirjoittaminen tai muunlainen viestintä helpottaa hommaa. Ajatus on pois omasta mielestä ja delegoitu eteenpäin odottamaan vastauksia.