R.I.P. yksipuolinen viestintä | Hennaksi

R.I.P. yksipuolinen viestintä | Hennaksi

Useampi teistä on varmasti kohdannut verkkouutisissa tai painetussa lehdessä viime päivien suurimman surun aiheen – fyysikko Stephen Hawking kuoli 14.3. 76-vuotiaana, vaikka odotettu elinikä olikin vain muutama vuosi. Hän ylitti odotukset, hän ylitti muiden ihmisten asettamat rajat. Koska viestintä on lähellä sydäntäni, jäin pohtimaan, miten yrittäjän elämässä voi viestiä odottamattomasta kriisistä, kuolemasta, surutapahtumasta lähipiirissä.

 

Kun suru kohtaa meidät, lamaannumme. Menemme ns. säästöliekille, missä kaikki ylimääräinen jää tekemättä. Ei silloin ajatella, miten tämän viikon uutiskirjeet, blogi ja podcastit hoidetaan, miten vien loppuun vireillä olevat kauppaneuvotteluni. Katleena Kortesuon sanoin ”kriisissä tarina jää hieman vaille tai kesken”. Loppu on tuntematon, koska matkalle tulikin odottamaton este, joka viivyttää lopputulokseen pääsemistä. Osaset ympärillä alkavat pakostakin keksiä omaa tapaansa saada tarina jatkumaan eteenpäin tai päätökseen.

Juuri tällainen kriiseihin varautuminen on osa toimintaviestintää. Yritystoiminnan tulee pysyä pystyssä, vaikka odottamattomia asioita tapahtuu. Toimintaviestintä on ennakointia ja valmistautumista kriisitilanteisiin. Juuri vuosi sitten kriisiviestintä oli kaikkien huulilla, vaikka oikeasti kirjoissa puhuttiin enemmänkin toimintaa ylläpitävästä viestinnästä ja sen hoidosta. Muistaakseni useammassa kirjassa puhuttiin siitä, että toiminta pitää suunnitella siten, että kaikki osaset tietävät, miten toimia, jos tulee kriisitilanne, esimerkiksi odottamaton kohu jonkun työntekijän toilailuista, kuolemantilanne työpaikalla tai muunlainen yrityksen toimintaan liittyvä kriisitilanne. Näissä tilanteissa yritysten markkinointiosastolla on keinot ohjata yleisön huomio toiseen suuntaan, viestintätiimi pitää ympäristön tietoisena vaiheista ja projektityöläiset toimivat tiiminä eivätkä yhden ihmisen varassa. Matka siis jatkuu ilman puuttuvaa palasta, ja toisaalta palanen pääsee mukaan helposti kriisinsä jälkeen, koska on koko ajan tietoinen, mitä on tehty, mitä saatu valmiiksi ja mitä on kesken.

Kun kerromme toisillemme asiat eli viestimme toisillemme työpaikalla ja yhteistyötahojemme kesken, emme jätä ketään pimentoon, emme jätä yhteistyötahojamme epätietoisuuteen ja emme synnytä negatiivisia ajatuksia tai kielteistä suhtautumista, koska joku ei tiedä asiasta mitään tai ei tiedä, mitä tulisi tehdä.

Paras esimerkki tästä tiedonkulusta ja tehtäväjaosta on rakkaan harrastukseni parista. Agilitykisoissa pitää olla ratamestari, joka rakentaa yhdessä tuomarin kanssa kisaradan. Yleensä agilitykisoissa tuomari on laatinut radat niin, että pienillä muutoksilla yhdestä peruspohjasta saadaan vaivattomasti kolme erilaista rataa. Tuomari antaa ratamestarille radan etukäteen, että tämä voi perehtyä pohjaan ja osaa jakaa työtehtävät radanrakentajille. Kumpi mielestäsi on paras ratamestari:

1) Henkilö 1: Hän kulkee paperi kourassa ympäri rataa, häntä seuraa joukko tekijöitä. Yksitellen hän siirrättää jokaisen esteen tekijöillä toiseen paikkaan. Näin vain muutama tekijä auttaa esteen siirrossa, kun taas toiset seisovat työttöminä ympärillä.

2) Henkilö 2: Hän kävelee keskelle rataa. Jakaa tekijät neljään tiimiin. Antaa jokaiselle ryhmälle yhden osion kentästä, joka tulee hoitaa kuntoon hänen piirtämänsä ohjeistuksen mukaisesti. Hän pistää tekijät töihin. Hän hoitaa itse lähtö- ja maalialueet kuntoon ja lopuksi tarkistaa, että alueet on rakennettu kuntoon.

Kun mietitään toimintaa, sen kannalta olennaista on juuri kommunikointi ja viestintä osapuolten kesken.

 

KESKUSTELU HAUTAUSURAKOITSIJAN KANSSA

Olen varmasti useammin kertonut, että osallistun täällä Oulun alueella aktiivisesti BNI-tapahtumiin ja haluaisin toiminnassa olla aktiivisesti mukana enemmän. Käyn silloin tällöin kasvupäivissä tuomassa esille osaamistani ja tutustumassa alueen yrityksiin ja osaajiin. On kiva vaihtaa ajatuksia ja pohtia, millaista viestintää he kaipaisivat. Aina sieltä liidejä tipahtaa takataskuun. Toisaalta olen päässyt antamaan vastavuoroisesti liidejä takaisinkin päin.

Törmäsin viime kasvupäivässä hautausurakoitsijaan. Olin kiinnostunut hänen toiminnastaan, miksi hän oli valinnut uran ja toimen. Hän oli viehtynyt alaansa ja näki sen omakseen. Pohdin hänen kanssaan viestintää, miten se hoidetaan. Pohdimme myös, millaiset tyylit korostuvat tuollaisessa toiminnassa.

Ihminen tulee hautaustoimistoon kahdessa tarkoituksessa: ennakoidakseen tai saadakseen päätökseen. Viestintä osapuolten kesken on rauhallista, kuuntelevaa ja tunteikasta. Toinen osapuoli on selkeästi tunteita ja muistoja pullollaan, ja vastapuolelta vaaditaan uskomattomia taitoja ymmärtää ja löytää se oikea tapa saada sureva henkilö tekemään vaaditut päätökset.

Hautausurakoitsijalta vaaditaan siis tervettä itseluottamusta, tasapainoista tunne-elämää, harkintakykyä sekä vakaata itsehillintää. Hänen työssään varmasti ihmistuntemus, psykologia sekä tapatietous ei ole pahitteeksi. Koin, että tämä henkilö osaa eläytyä toisen ihmisen asemaan ja ymmärtää vastapuolen tarpeet ja toiveet.

 

TOIMINTAVIESTINTÄ KÄYTÄNNÖSSÄ

Yrityksen toimintaviestintää tehdään samasta syystä: ennakoivasti ja asioiden saattamiseksi päätökseen. Toimintaviestinnän ydin on viestintäsuunnitelmassa eli viestintästrategiassa. Suunnitelma kertoo selkeästi yrityksen tavoitteet, keskeiset kohderyhmät, ydinviestit, käytettävät kanavat sekä vastuunjaon. Jokaisella työntekijällä on tehtävänsä tässä suunnitelmassa.

Kertarysäys ei riitä, mutta viestintäsuunnitelman laadinta työyhteisöön on erinomainen askel oikeaan suuntaan. Sitä ei kannata tehdä vasta sitten, kun yritykseen on perustettu oma viestintäosasto, vaan viestintäsuunnitelma kannattaa olla takataskussa jo perustamisen aikaan.

Paras viestintäsuunnitelma on sellainen, joka on kasvanut yrityksen mukana. Viestintä, jos mikä, muokkautuu aina toiminnan kautta. Kun toimintaan tulee muutoksia, viestintäkin muokkautuu sen mukana. Siksi viestintää tulee aina arvioida aikavälein, onko se toiminut odotettujen tavoitteiden mukaisesti ja miten sitä voisi kehittää tai tehostaa. Kun viestintäsuunnitelma on olemassa alusta asti, voidaan helposti nähdä, mikä on toiminut, mikä on ollut olennaista ja mitä voisi kehittää.