#punakynäpaholainen | Hennaksi

#punakynäpaholainen | Hennaksi

Seisoin viime viikolla erään läheisen S-Marketin kassajonossa. Odottelin vuoroani rauhallisesti, ja silmäni seurailivat tekstejä lähistölläni. Se on aika normaalia minulle, koska olen kiinnostunut niistä + kuljen kieltämättä punakynä automaattisesti kainalossani. (#punakynäpaholainen) Huomasin jälleen, kuinka osaan erottaa toisistaan yrityksen pääkonttorista tulleet viestit ja kaupan omistajalle tai työntekijälle jätetyt viestintävastuut. Näitä konkreettisia erottavia tekijöitä ovat sanasto ja kielioppi.

Miksi juuri sanasto?

Sanasto on yksinkertaista ja sisältököyhää. Ymmärrän sen, että viestinnän tulisi olla yksiselitteistä asiakkaalle. Yksinkertaisuus on häiritsevää silloin, kun asiakkaalta odotetaan samaa tietotasoa kuin viestin kirjoittajalta. Jos käytetään ammattikieltä, muistetaan, että sitä käytetään ammattilaisten kesken. Ei kannata viljellä sitä termistöä asiakasviestintään, koska sinne se ei kuulu. Viesti muuttuu asiakkaalle liian vaikeaksi, sitä ei ymmärretä tai ei haluta edes ymmärtää.

Puhekielisyys pyrkii kirjoitettuun kieleen: isot kirjaimet unohtuvat, sanat lyhenevät ja slangitermit ilmestyvät teksteihin. Korostan aina, että puhe on kertakäyttöistä, koska sen muoto muuttuu jokaisella sanomiskerralla. Kokeile pitää 30 sekunnin puhe samoilla sanoilla ja järjestyksillä 10 kertaa peräkkäin? Onnistuiko? Lisäksi puheella on rajoittamaton tila eli sanat haihtuvat ilmaan heti, kun ne on sanottu. Yritä sanoa kaverille kuulemasi tarina ihan samoilla sanoilla kuin sen kertoja käytti. Onnistuiko? Putouksessakin olemme sen usein nähneet.

Kun kirjoitetaan, pyritään pois kertakäyttökulttuurista. Yleensä yrityselämässä ja työpaikoilla kirjoitetuilla viesteillä on tarkoitus jäädä olemaan ja tavoittaa mahdollisimman moni. Samoin myös on kaupan kassalla. Kun aukioloajoista ilmoitetaan, kannattaa sinne kirjoittaa ne oikein. Rakenna valmis pohja, jonne voit vain muuttaa päivämäärät joka vuosi? Tarkoitushan on, että kassan henkilö ei toista samaa asiaa joka kerta asiakkaalle, vaan asiakas voi lukea sen itse. Kun viesti on kerran tehty, se säilyy muuttumattomana ja on useamman ihmisen luettavissa. Jos aiheesta nousee mieleen kysymyksiä, viestissä on kehitettävää.

Miksi juuri kielioppi?

Asiakasviestit ovat pullollaan kirjoitusvirheitä, hymiöitä sekä sanoja jää usein pois. Usein nämä sanat ovat juuri niitä, jotka olisivat merkittäviä. Kaikessa asiakasviestinnässä korostetaan, että asiakkaille suunnattujen viestien tulee olla aktivoivia ja tekemään kannustavia. Jos viesteistä puuttuu verbi, miten tuollainen viesti voi olla sellaista? Kokeile?

Kielioppi rytmittää tekstiä. Kun tiedämme, miten rakennamme asiamme tekstiksi, osaamme myös tehdä siitä helposti ymmärrettävää.

Kirjoitusvirheistä yleisimpiä ovat yhdyssanavirheet, pilkkuvirheet, väliviivavirheet ja nykyään varsin yleinen päivämäärissä ilmenevä virhe eli piste puuttuu kuukauden lopusta (esim. 13.9). Olen taistellut tuota päivämäärävirhettä vastaan kauan. Annan hyvän muistisäännön: 13. päivä ja 9. kuukausi. Puhe kirjoitettuna auki: kolmastoista päivä ja yhdeksäs kuukausi. Ymmärrät varmaan nyt, miksi siellä se piste on?

#punakynäpaholainen kuittaa… Oliko nyt jokin kesä?