Mistä minä tiedän, kuka sinä olet? Esittelyn on koukutettava yleisösi perustellen

Mistä minä tiedän, kuka sinä olet? Esittelyn on koukutettava yleisösi perustellen

Kävin pitämässä alkuviikosta Tampereella viestinnän koulutuksen sujuvasta tekstintuottamisesta työelämän tarpeisiin. Kiitos Markkinointi-instituutille, että olette ottaneet minut mukaan vahvuuteenne. Kun keskustelin luennolla osallistujien kanssa, yleisenä asiana oli juuri kerronta, kuvaus ja asian esittäminen.

Elämä on pitkälti ns. tekstin pohjalta viestittelyä toimistossa ja usein juuri sähköpostin tai muun sähköisen välineen avulla. Kasvokkuus unohtuu ja teksti korostuu. Keskusteluissa kävimme läpi mm. miten tekstistä saa puhuttelevan ja selkeän, miten tuoda esiin se viestittävä asia? Joskus tulee oltua kielellisesti todella aggressiivinen, joskus taas joukkoon mahtuu liikaa ns. ehdollista toimintaa, vaikka olisi pitänyt käskyttää.

Yrityksen sisäinen ja ulkoinen viestintä

Puhuimme kurssilla mm. siitä, millaisen kuvan haluamme antaa ulospäin talosta, miten viestintä on valjastettava sen käyttöön, lisäksi kävimme läpi viestintää, mitä tapahtuu talon sisällä ja kuinka viestintäkanavien tulisi olla myös suunniteltuja. Kenelle on olennaista kertoa mitäkin tietoa? Tarvitseeko kaiken tiedon mennä kaikille?

Nykyään myös virastoissa esim. tietosuoja estää monia ennen hyvinkin normaaleja tapoja viestiä, koska vaikka virastoista kuulutetaan, että olemme kaikkien kavereita ja ystäviä, tietosuoja estää suurelta osin sen lähemmän tuttavuuden. Ihmiset osaavat suojata yksityisyyden hyvin, ja virastoilla voi joskus vaikeaa kulkea siellä kieltojen lomassa onnistuneesti.

Esimerkiksi erään naisen kertoma tarina oli aika herättävä yksityisyyden suojasta:

Hänelle soittaneen henkilön hyvin läheinen naapuri oli kuollut. Soittaja oli kuitenkin ollut sairaalassa, ja oli saanut kuulla siitä vasta kotiintulon jälkeen. Hän soitti tähän paikkaan ja kysyi, milloin naapurin hautajaiset ovat, koska hän haluaisi mennä ja osallistua, muistaa ystäväänsä. Valitettavasti, vaikka nainen tiesi, että hautajaiset olivat olleet nopeasti kuoleman jälkeen ja naapuri oli jo laitettu maan huomaan, hän ei voinut tietosuojan takia sitä tälle soittajalle valitettavasti kertoa.

Voitte ymmärtää vaikean tilanteen. Tiedon jakamisessa pitää olla tarkkana. Jos asia halutaan pitää salassa ja julkisuudelta tietämättömissä, tietoa ei voi kertoa.

Mitä tietoa jaan itsestäni?

Samat asiat pätevät omaan mainostukseen eli erilaisten sovellusten esittelyissä pätevät samat säännöt. Pitää osata kertoa omasta osaamisesta samalla tavalla. Kun tekstejä kirjoittaa, kannattaa pohtia, mikä tieto kuuluu kaikille ja mikä tieto ei. Missä kanavissa markkinoiva kirjoittaminen on olennaista, missä taas ei?

Katselin kurssin jälkeen osallistujien profiileja ja huomasin erään keskeisen puutteen: Miten esitellään itsensä – kuka olet, mistä tule ja mitä teet? Nyt päätän tehdä teille palveluksen ja antaa muutaman vinkin. Jos englantisi on hieman hukassa, kuka kieltää sinua kirjoittamasta esittelytekstiä suomeksi? Keitä ovat ne ihmiset, joille esittelysi teet tai joiden kanssa yleensä olet yhteydessä? Tee esittelystäsi nimenomaan helposti lähestyttävä. Toitotin nimittäin koulutuksessa aina sitä, että vastaanottajakeskeisesti – kenelle kirjoitat?

Ota nämä siis huomioon esittelyssäsi:

  1. Mihin yhteyteen teen tämän esittelyn? Ketkä lukevat sen? Kenelle se on tarkoitettu? Onko tili henkilökohtainen vai julkinen? Työyhteisölle vai ystäväpiirille?
  2. Kerro, miksi olet, mikä olet? Mitkä polut toivat sinut tähän työpaikkaan? Miten olet kahden upean poikalapsen äiti/isä? Minkä asian haluat korostaa, sen myös perustelet. Kun väität jotain, anna myös jokaiselle peruste, miksi näin. Jos olet lentäjä, millainen lentäjä olet, millaista on olla työkaverisi? Jos olet kirjailija, millainen kirjailija olet ja mitä sinusta sanotaan?
  3. Säväytä – tuo esiin jotain omaa. Mikä on toimessasi arvostettu ominaisuus? Voisitko antaa siihen oman säväyksen tai tuoda sen jollakin humoristisella tavalla esiin?
  4. Lopuksi käy läpi verbit ja muuta ne aktiivisiksi ja tekeviksi eli kaikki passiivit pois tai persoonattomat verbit pois tekstistä. Sinä olet tekijä ja toteuttaja. Muuta kaikki minä-muotoon ja yleisesti yhteisöistä puhuttaessa me-muotoon.

Koosta kaikesta näistä tiedosta teksti. Kerää yhteen toimiva kokonaisuus. Käy läpi historiasi, kasaa ylös ominaisuuksia, joissa olet loistanut. Rakenna ranskalaisilla viivoilla niistä esimerkiksi paketti. Vasta sen jälkeen aloitat kirjoittamisen ja esittelyn lopullisen tekemisen.

Kun olet valmis, käytä se ulkopuolisten silmien kurkattavana. Palaute on aina tärkeää. Kun olet laatinut tekstisi, pyydä sen yhteisön jäsentä, jolle kirjoitat sen, arvioimaan se. Jos se on työyhteisö, pyydä työkaverin kommenttia.

Henna Eklund | Sisällöntuottaja ja viestinnän ammattilainen (Oulu, Finland)