Mitä tapahtumaviestintä on? | Hennaksi

Mitä tapahtumaviestintä on? | Hennaksi

Mitä tapahtumaviestintä on? Miksi tapahtumaviestintä usein unohdetaan tai se on vain ns. sivutuote itse tapahtumassa? Tapahtumista viestiminen on muuttunut paljon viestintäkanavien monipuolistuttua.

 

Viime vuonna pääsin tekemään tapahtumaviestintää muutamaan otteeseen. BNI-verkostossa se on arkea kasvupäivien yhteydessä, pienimuotoisesti. JCI eli nuorkauppakamaritoiminnassa tapahtumaviestintä kuului myös peruskauraan. Sitä oli mukava olla seuraamassa ja myös tekemässäkin. Siellä oppi ainakin sen olennaisimman seikan, mitä ei pidä koskaan unohtaa tapahtumaviestinnässä: suunnittelu sekä aikataulutus. Kun tietää, mitä tekee ja milloin, tapahtumaviestintää on helppo tehdä. Silloin sitä ei tarvitse stressata ja hienosäätöjä on mahdollista tehdä helposti. Lisäksi viestinnän mahdollinen automatisointikaan ei ole pahitteeksi.

Toinen seikka, mitä ei pidä unohtaa tapahtumaviestinnässä, on kohderyhmä. Kun tiedät, kenelle tapahtuma on tarkoitettu, osaat hieman arvioida myös, millainen viestintä voisi purra heihin. Kun kohderyhmä kokee olevansa tervetullut ja saavansa tapahtumasta jotain, he yleensä saapuvat paikalle. Näiden kautta on hyvä alkaa suunnitella tapahtumakaarta.

 

Mitkä ovat olennaisimmat asiat tapahtumaviestinnässä?

Kaikelle viestinnälle kannattaa suunnitella oma aikataulunsa eli aikajanansa. Kaikki lähtee liikkeelle etukäteismarkkinoinnista ja loppuu jälkimarkkinointiin. 

Mitä on etukäteismarkkinointi? Tapahtuman markkinointi kannattaa aloittaa vähintään 1 – 2 kk ennen, ja minä pidän ns. 3 kk säännöstä. Silloin perustetaan yleensä verkkosivut tapahtumalle, verkkokauppa tapahtuman pääsylipuille, julkaistaan blogi eli kuvaus tapahtumasta ja sisällöistä, jaetaan muutama päivitys somekanavissa, ostetaan kohdennettua markkinointia kanavien kautta ja tuodaan tapahtuma julki omille yhteistyöverkostoille. 

Mitkä ovat tapahtumaviestinnän tärkeimmät julkaisut? Tärkeimmiksi julkaisuiksi sanoisin kutsut (VIP ja tavallinen), tapahtumaan osallistumisesta lähtevät vahvistusviestit ja tiedotteet.

Kutsut tulisi lähettää valitun kohderyhmän keskeisimmille edustajille ja yrityksille. VIP-kutsu pitäisi lähettää henkilökohtaisena esim. alan huippuosaajille, joiden voisi uskoa kiinnostuvan tapahtumasta. Nämä ovat mm. etukäteismarkkinointia omalla tavallaan. Ne toimivat myös viimeisen kuukauden aikana ns. muistutusviestintänä, jos näyttää siltä, että tapahtuma ei vedä tarpeeksi.

Vahvistusviestit sisältävät olennaisen tiedon tapahtumasta ja yhteyshenkilöiden yhteystiedot. Ne lähtevät heti osallistuneelle tapahtumalipun oston jälkeen. Epätietoisuus on tapahtuman pahin karikko. Kun kaikki tieto on otettavissa helposti, osallistuja löytää haluamansa tai voi halutessaan kysyä lisätietoa nopeasti. 

Tiedotustavaksi sopii mielestäni esim. uutiskirjeen lähettäminen automatisoidusti. Lipun oston yhteydessä yleensä varmistetaan sähköpostiosoite, joten mainonta tapahtumaan liittyen onnistuu näin. Uutiskirje on hyvä ratkaisu ylläpitää mielenkiintoa tapahtumaan liittyen. Sen voisi ajoittaa sopivasti niin, että viestintä kiivastuisi lähempänä tapahtuman h-hetkeä. 

 

Mitä tehdä, jos näyttää, että tapahtumaan ei tulekaan tarpeeksi ihmisiä?

Kohderyhmän ja osallistujien muistuttaminen tapahtumasta on nimenomaan tapahtumaviestinnän keskeinen tehtävä. Kohderyhmää pitää muistuttaa, nukkuvia pitää herätellä ja tapahtuman merkitystä korostaa.

Kun sähköpostit lähetetään automatisoituna, voi vastaanottajia, jotka eivät ole avanneet postia, herätellä uusintapostilla päivien tai viikon jälkeen edellisestä viestistä. Kerta ei yleensäkään koskaan riitä. 

Osallistujiakin pitää muistuttaa sopivalla aikavälillä tapahtumasta. Siihen tämä automatisoitu uutiskirje sopii mainiosti. Näin tieto tapahtumasta pysyy yllä. Tarjoa aina jotain uutta ja koukuttavaa jokaisessa viestissä: esittele pääpuhuja, esittele teemaa, tekijöitä – kaikkea olennaista tapahtumaan liittyen. Pidä huolta osallistujista ja kohderyhmästä! Kun tietoa on tarpeeksi ja aina on jotain uutta vanhan päälle (70 – 30), kiinnostus säilyy. Näillä viesteillä pidetään nimenomaan huolta osallistujasta. Jos on mahdollista lähettää muistutustekstiviestejä, kannattaa ne ottaa käyttöön esim. tapahtuman alusviikolla ja tapahtumapäivinä. Esim. muutokset, huomiot, aikataulut.

Mitä on toimiva jälkimarkkinointi? Jälkimarkkinoinnin ideana on muistaa osallistujaa ja kiittää häntä osallistumisesta. Jälkiviesteissä annetaan osallistujalle mahdollisuus kertoa palaute tapahtumasta, kehityskohteista sekä yleensäkin antaa kiitosta järjestäjille. Jos tapahtumasta on otettu kuvia tai tilaisuudesta on tehty tallenteita, näiden linkit on hyvä jakaa myös jälkimarkkinoinnissa. Jälkimarkkinointiviesti tulisi lähettää parin viikon sisällä tapahtumasta. 

 

Tämä on oma näkemykseni tehdä tapahtumaviestintä toimivasti. Onneksi maailma on tosiaan pullollaan tietoa siitä, mitä tapahtumaviestintä on. Varsinkin nuorkauppakamarin kautta tämä maailma avautui upealla tavalla. Yhteistyösopimus Lyytin kanssa avasi portteja tiedon valtateille. 

 

Henna Eklund | Sisällöntuottaja ja viestinnän ammattilainen (Oulu, Finland)
Hennaksi tuottaa luovaa ja osuvaa sisältöä jokaisen tarpeisiin. Ala kuin ala, ei ole ongelma. Hennaksi maailma kuulostaa vain hurjan paljon mielenkiintoisemmalta.

Lue aiheesta lisää: