fbpx

Sidosryhmäviestintä ja analytiikan seuranta | Hennaksi

Kirjoitin aiemmin blogin, millainen on hyvä sähköpostiviesti. Se sopii yhteen tämän aiheen eli sidosryhmäviestinnän ja seurannan kanssa. Millaista on toimiva sidosryhmäviestintä? Toiseksi nostan esiin seurantatietojen eli analytiikan merkityksen sidosryhmäviestinnän tehostamisessa.

Yritysten tarve teksteille ei lopu koskaan. Jokaiselle meistä on tärkeää juuri oma aika, oma tahti. Aina emme ehdi reagoimaan jokaiseen inbox-viestiin. Nykyään viestien tuleekin olla lyhyitä, konkreettisia sekä vastata olennaisiin kysymyksiin vastaanottaja huomioiden. Jokaisessa tekstissä on oltava punainen lanka, joka pitää viestin koossa, ohjaa polulla eteenpäin loogisesti ja täyttää lukijan tarpeet. Sidosryhmille tehtävissä viesteissä tämä taito korostuu. Onnistunut sidosryhmäviestintä noudattaa tätä polkua.

Sidosryhmäviestintä – Mitä se on?

Yrityksen sidosryhmiksi nähdään kaikki ne ulkopuoliset tahot, joiden kanssa yritys on tekemisissä tai joihin yrityksen toiminta vaikuttaa tai jotka jollakin tavalla vaikuttavat yrityksen toimintaan. Näitä ovat mm. toimittajat, alihankkijat. Jokaisen yrityksen tulisi ajoittain selvittää, mitä sidosryhmiä heillä on ja tutustua niihin paremmin. Sidosryhmät vaihtelevat toimialasta, yrityksestä ja paikkakunnasta riippuen.

Kun kirjoitat minkä tahansa viestin, on sinun huomioitava siinä nämä kysymykset: kenelle viestit, mistä viestit, miksi viestit ja mitä haluat vastapuolen tekevän, kun hän on lukenut lähettämäsi viestin. Kun rakennat sidosryhmälle viestejä, hyvä apuväline sisällön rakentamisessa on uutiskolmio (Anne-Mari Kiviniemen esimerkki). Uutiskolmio on erinomainen työväline kehittämään sisältöä kiinnostavammaksi ja osuvammaksi. Oli viesti uutinen, mainos tai muu teksti, jos aihe ei ole kiinnostava tekstin tai viestin puoleen väliin mennessä (yleensä otsikon, johdannon ja 1. kappaleen jälkeen), sen lukeminen lopetetaan. Tutustu omiin viesteihisi ja kiinnitä huomiota siihen, miten sinä olet rakentanut viestisi. Toistuuko sama kaava vai olisiko aika pienelle virkistykselle? Lisäksi, tarkastele esimerkiksi viime viikolla saamiasi viestejä, mitkä viestit ohitit tai missä viesteissä hyppäsit heti loppuun, että sait selville viestin tarkoituksen? Kurkkaa sen jälkeen aiemmin kertomani blogin vinkit, ja kokeile ensi viikolla niiden tehoa.

Olen yrittäjänä rakentanut tällaisia sidosryhmäviestejä tukemaan yrityksen markkinointia. Kiinteistönvälitysfirmalle tein mm. viestejä, joiden tarkoitus oli markkinoida vapaina olevia toimistokohteita, ja viestejä, joilla kerrottiin sidosryhmille sekä kiinnostuneille, miten eräs rakennusprojekti Etelä-Suomessa edistyy ja millaisia vaiheita on saatu loppuun. Tämä on vain yksi esimerkki sisällöistä. Sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille viestiminen on helppoa siitä syystä, että 1) kohderyhmä on selkeä, 2) sinulla on vastaanottajan kanssa yhteinen projekti, johon kaikki viestintä liittyy, 3) projektin aluksi on sovittu, millaisista asioista viestintä tehdään ja 4) toimintakäskyt on helppo yksilöidä.

Seuranta sekä näiden tietojen hyväksikäyttö

Usein viestintä jää siihen, että teksti rakennetaan ja lähetetään vastaanottajalle. Sen jälkeen jäädään odottelemaan tai lähdetään suunnittelemaan seuraavaa. Tässä vaiheessa viestinnästä unohdetaan yksi hyvin tärkeä vaihe – viestin tehon seuranta eli analytiikan seuraaminen. Sidosryhmille tarkoitettujen ryhmäsähköpostien tekeminen erilaisten uutiskirjepalvelimien kautta on hyvin helppoa. Palvelimiin saa helposti ladattua yhteystiedot sekä rakennettua omannäköisensä viestin, joka lähetetään jokaiselle ns. ”yksilöitynä rakkauspostina”, vaikka se onkin kylmä joukkokirje. Lopuksi, pääset helposti seuraamaan, kuka avasi kirjeen ja kuka klikkasi linkkejä kirjeessä. Kun klikkaukset jäävät vähäiseksi, näet heti, toimiko viesti vai ei.

Mielestäni jokaisella sidosryhmäviestillä on perussyklinsä – tutki-rakenna-julkaise-mittaa ja jälleen tutkitaan, taas rakennetaan, julkaistaan ja sitten mitataan. Analyysitietoja voi käyttää hyväksi sidosryhmäviestinnässä mm. muistutustarkoituksessa. Jos näet listasta, että esimerkiksi toimitusjohtaja Nimeltään Jasukunimi yrityksestä Kanssaniaina ei ole avannut postia, voit aktivoida postipalvelimen lähettämään muistutusviestin muutaman päivän päästä. Tämän uudelleen lähtevän viestin voi muokata niin, että se sisältää suoraan esimerkiksi toimintakäskyn. Näin saat varmasti heidät reagoimaan haluamallasi tavalla.

Tämä on tosin vain yksi malli tai tapa. Tärkeintä on aina suunnitella, rakentaa, juilkaista ja SEURATA analyysityökalujen avulla, miten viestintään reagoidaan. Analytiikan antamaa tietopankkia voi käyttää tulevaisuudessa hyväksi, kun haluat kehittää omaa viestintääsi tai asiakkaan viestintää. Analytiikan antama data myös opettaa meille asioita.

Henna Eklund | Sisällöntuottaja ja viestinnän ammattilainen (Oulu, Finland)
Tags: