Etäkokousten valtakunnassa | Hennaksi

Koronavirus on vienyt työpaikkojen kokoukset ja yleisen muunkin viestinnän suoraan etäyhteyssovelluksiin, kuten Teams tai Skype, ja koulutukset pidetään Zoom-pohjaisesti. Tämä on ainakin oma kokemukseni tästä ajasta. Miten teillä? Etätyöskentely vaatii toimivat etätyövälineet.

Olen viimeisten viikkojen aikana istunut useammassa etäkokouksessa. Keräsin blogiin vinkkejä ja huomioita, miten etäkokouksen saa sujumaan mukavammin ja yhteistyöhenkeä pilaamatta. Lue tekstini ja pidä onnistunut etäkokous. Nostan esiin tekstissäni myös huomioita, millaisiin asioihin viestinnällisesti kannattaa kiinnittää huomiota. Yleensä ajattelemme, että etäkokoukset sujuvat kuin tavallisetkin kokoukset. Näin se ei valitettavasti ole.

Viestintävinkkejä vetäjälle, miten etäkokous sujuu vaivattomasti

Miten kokous alkaa? Kun esimerkiksi Teams-kokoukseen istuu, ensimmäiset 5 minuuttia eivät tuhlaannu kahvin hakuun, vaan se aika kuluu tekniikan varmistukseen. ”Onhan mikki toiminnassa? Näkyykö kuva? Eikö? Miten saan näkyviin videon, miten saan äänen?” Nämä ohjeistukset ovat onneksi helposti saatavilla. Lisäksi kokouksessa on aina ihmisiä paikalla, joilta saa hyvät neuvot. Kannattaa siis varata hieman aikaa ennen kokousta, että saat tekniikan toimimaan ja pääset myös testaamaan mikkisi sekä videon rauhassa. Älä siis saavu kokoukseen myöhässä. Kun olet ajoissa ja valmistautunut, kerrot myös muille osallistujille, että arvostat heitä.

Miten edistetään kokouksen kulkua? Kun teknisestä hässäkästä on päästy eteenpäin, sen jälkeen aletaan käydä kokouksen asioita lävitse. Parasta olisi, että kokouksen vetäjällä olisi selkeä esityslista. Lista olisi hyvä jakaa kaikille heti alussa chattiin tai yhteisenä jakona sähköpostin kautta ennen kokousta. Näin jokaisen etätyöskentelijän on helppo seurata kokousta. Lisäksi jokainen tietää, mitä on tulossa ja mihin varautua. Esimerkiksi jos kokouksessa on jaettu vastuutehtäviä, olisi hyvä tiedottaa jokaiselle vastuuhenkilölle etukäteen, mitä heidän tulisi valmistella. Jos heillä pitäisi olla kalvoja valmiina tai jotain muuta materiaalia esitettäväksi, kannattaa ne pyytää heiltä etukäteen. Näin kokouksen vetäjänä sinulla on langat käsissäsi, ja voit aina jakaa sovitun tiedon muille, kun annat puheenvuoron asiasta vastuussa olijalle. Yhteistyössä on voimaa näissäkin kokouksissa.

Vaikka haluaisimme vetää kokouksen videoyhteydellä niin, että näemme jokaisen osallistujan reaktiot, tätä ei valitettavasti voi aina tehdä. Yleensä pitää huolehtia myös verkon toimivuudesta ja siitä, että sitä ei rasita liikaa. Jos yhteys pätkii tai kuva muuttuu rakeiseksi, se ei hyödytä ketään. Varsinkin isommissa etäpalavereissa kannattaa toimia niin, että vain puhujalla tai kommentoijalla on videokuva käytössään. Tämä lisää myös kokouksen seurattavuutta. Esimerkiksi Zoomissa puheenvuorossa oleva saa aina isoimman ruudun.

Kokouksen jälkeen olisi hyvä, että kaikki materiaali olisi jokaisen kokoukseen osallistujan käytössä. Samalla tavalla kuin normaalistakin kokouksesta tai etäpalaverista, kannattaa jakaa kaikki tieto läsnäolijoiden kesken ja myös niille, jotka eivät kokoukseen päässeet. Avoimuus lisää luottamusta. Lisäksi etäkokouksista kannattaa aina kerätä palaute. Näin voitte kehittää seuraavaa kokousta toimivammaksi. Mikä meni hyvin? Missä oli hieman hakemista? Mitä toiveita jokaisella on kokouksen suhteen?

Viestintävinkit osallistujalle etäkokoukseen

Henna Eklund | Sisällöntuottaja ja viestinnän ammattilainen

Millaisiin asioihin etäkokoukseen osallistujan tulisi varautua? Etäkokoukseen osallistujan rooli on helpoin. Hän saapuu paikalle, varmistaa, että mikki toimii, video näkyy ja hän kuulee muidenkin äänen. Etenkin sisäinen kokous sujuu helposti tuttujen ihmisten kesken. Jos kokouksessa on vieraita tai kokous on asiakaspalaveri, viestintä voi hieman hankaloitua. Kokoukseen osallistujalla on kuitenkin helpoin rooli.

Mitä asioita huomioida? Jos etäyhteydessä on tarkoituksena käyttää videokuvaa, kannattaa varmistaa, että kuvassa ei näy mitään ylimääräistä. Varsinkin nyt koronaviruksen aikana etäyhteys tapahtuu usein kotoa, joten videokuva kannattaa siivota. Suuntaa tietokoneen kamera niin, että takaa ei näy mitään turhaa. Esim. pyykkikasoja, likaisia astioita tai muuta ns. huomiota häiritsevää. Helpointa on käyttää suoraan ohjelmien tarjoamaa taustakuvaa tai suunnata kamera niin, että istut esimerkiksi kannettavasi kanssa niin, että takanasi on seinä tapetteineen. Näin selkäsi taakse ei pääse kukaan livahtamaan.

Miten hoitaa palaveri asiakkaan kanssa? Viime kokouksessa sain meidän vetäjältä hyvät ohjeet. Tällaisen palaverin tulisi olla samanmoinen kuin esimerkiksi tavallisen tapaamisen. Pukeudu kokousta varten virallisesti ja asiallisesti. Vaikka kokous tapahtuukin etäyhteyden kautta, ole kohtelias. Ole ajoissa ja ole valmistautunut. Vaikka et voi tarjota kahvia tai lounasta, pohdi, millä tavalla voisit ottaa asiakkaasi hyvin huomioon. Lähetä myös asiakkaalle etäkokouksen materiaalit etukäteen. Näin tiedätte molemmat, mitä on edessä ja mihin asioihin varautua.

Kertauksena loppuun – Näin pidetään onnistunut etäkokous!

Kun muistat seuraavat asiat kaikissa etäkokouksissa, selviät niistä voittajana:

  • Ole ajoissa ja varmista tekniikan toimivuus etukäteen.
  • Varmista, että sinulla on kaikki tarvittava materiaali hallussa.
  • Kerro, kuinka kauan kokous kestää. Pysy aikataulussa.
  • Pidä huoli, että jokainen osallistuja saa puheenvuoron niin halutessaan. Sopikaa yhteiset pelisäännöt aina kokouksen alussa.
  • Lähetä materiaali osallistujille kokouksen jälkeen. Jos sinulla on mahdollisuus tallentaa kokous, laita tallenne kokouksen jälkeen jokaisen halukkaan saataville määräajaksi.
  • Ole rento, vakuuttava ja viesti selkeästi.
  • Pyydä palautetta kokouksen onnistumisesta. Anna osallistujille vaikutusmahdollisuus.

Hauskoja etäkokouksia!


Henna Eklund | Sisällöntuottaja ja viestinnän ammattilainen

Blogitekstin kirjoitti punakynäpaholainen, digitaalisen viestinnän osaaja

Henna Eklund

Moniosaajat ovat tulevaisuutta. Olen kirjoittaja, copywriter sekä punakynäpaholainen. Minulla on graafista silmää sekä teknistä taitoa. Olen viestinnän moniosaaja ja ”ikiharjoittelija” eli nälkäni oppia lisää markkinointiviestintää sekä digitaalista viestintää ei lopu koskaan. En suostu vain pintapuolisten asioiden hallintaan, koska teen enemmän. Haluan olla hyödyksi Sinulle mahdollisimman monin tavoin. Nämä kirjoittamani blogit ovat yksi tapani toimia niin.

Ota yhteyttä