Miten kertoa hyvät ja huonot uutiset? | Hennaksi

Yritysmaailmassa tulee hetkiä eteen, jolloin on aika hyville uutisille ja myös aika huonoille uutisille. Korona-epidemiaa seuratessani olen seurannut aktiivisesti myös yritysten tapaa uutisoida korona-viruksen aiheuttamista muutoksista yrityksen toiminnassa. Siitä syystä päätin kirjoittaa blogikirjoituksen aiheesta, milloin on hyvä aika kertoa hyvät ja huonot uutiset. Tiedätkö sinä?

Korona on saanut aikaan paljon myllerrystä yrityskentällä sekä pörssimaailmassa. Kriisiviestintä sekä pohdinta, mitä ovat hyvät ja huonot uutiset, on tärkeää kaikkialla yhteiskunnassa. Etenkin huonojen eli negatiivisten uutisten määrä on valtava, kun seurailee hetkenkään pääuutiskanavia. Koronalla on ihmeellisen paljon vaikutusta kaikkiin elämän osa-alueisiin. Tällainen pieni ihminen ei voi muuta kuin seurata vierestä ja varautua karanteeniin, jos sellainen tulee eteen. Aamulla aamiaisen yhteydessä päätimme mieheni kanssa mm. lopettaa julkisen liikenteen käytön hetkiseksi. Rakkaani kuskaa minua, jos siihen tulee tarve. Anteeksi paikallisliikenne, yksityisautoilu on nyt pop! Kun jäät lähtevät pyöräteiltä, siirryn vihreämmän välineen käyttöön eli polkupyöräilyyn.

Milloin on hyvä aika kertoa hyvät uutiset ja milloin on paras aika kertoa huonot uutiset? Jokainen meistä on kuullut ainakin kerran elämässään seuraavat sanat: ”Haluatko kuulla hyvät vai huonot uutiset ensin?” Yleensähän vastaamme, että kerro ensin huonot uutiset? Hyviin uutisiin on mukavampi lopettaa? Opettajana opin palautteesta voileipämallin – kerro jotain hyvää, kerro kehitysasiat, kerro jälleen jotain hyvää, nappaa taas kiinni kehitettäviin ja lopuksi kerro jälleen hyvää. Malleja on valtavasti.

Eilen lounaan aikaan keskustelin gradun tekemisestä ja arviointikeskustelut pullahtivat mieleeni. Muistan, kuinka minut täytettiin ensin hyvillä asioilla ja lopuksi matto vedettiin jalkojen alta. Se ei ollut kivaa. Huonoihin asioihin ja kehitysideoihin ei parane koskaan lopettaa. Tosin oma syyni gradun suhteen: olisin hyvin voinut analysoida vain 10 – 15 ilmausta, mutta ei… perfektionisti päätti napata isomman kalan kuin mitä välineet ottivat vastaan. Toistasataa ilmausta ja olit ihan hukassa. Naureskelin lounasseuralleni, että: ”Eikö se ole hyvä asia, että tekemisestä on oppinut jotain ja huomaa omat virheensä.” Onneksi gradu meni läpi ja sain maisterin tutkintoni.

Milloin on hyvä aika kertoa hyvät ja huonot uutiset?

Sisäinen viestintä ja toimiva sellainen on aina oma taiteenlajinsa. Yrityksen toiminnan kannalta juuri sisäinen viestintä on keskeisessä asemassa kaikessa toiminnassa. Kun tiedotuskanavat ovat avoimet johdolta määräaikaistyöntekijälle asti, luottamus säilyy talon sisällä. Kaikki lähtee viestinnästä. Sisäisellä viestinnällä tulisi olla oma suunnitelmansa, missä kerrotaan, mitä tietoa kuuluu jakaa: mistä asioista viestitään työntekijöille, mistä tiedotetaan osakkeenomistajille ja yhteistyökumppaneille ja mitkä tiedot kuuluvat vain johdolle. Tämä suunnitelma on hyvä pitää julkisena, että jokainen ymmärtää, millainen tieto on julkista ja millainen salaista.

Hyvät uutiset

Yleensähän me ajattelemme, että hyvät uutiset on sama kertoa heti, kun ne tulevat tietoon. Yritystoiminnassa tämä ei kuitenkaan ole mielestäni paras tapa. Hyvät uutiset kannattaa paketoida kauniiseen pakettiin ennen julkaisua. Hyvien uutisten julkaisemisesta kannattaa tehdä oma tapahtumansa. Se voi olla yksittäinen sähköposti, tiedotustilaisuus tai jonkinlainen julkaisemistilaisuus VAIN TÄLLE UUTISELLE. Nämä hyvät uutiset ovat yrityksen toimihenkilöiden aikaansaannosta jollakin tavalla. Antamalla painoarvoa hyville uutisille, annat tietämättäsi hiljaista kiitosta nämä uutiset mahdollistaneille henkilöille.

Kun kerrot hyvät uutiset, nosta nämä uutiset esiin arkisesta viestinnästä. Kerro viestissä, tiedotustilaisuudessa tai tapahtumassa vain näistä uutisista, ei mistään muusta. Mikä on yrityksesi tapa palkita? Miten annat kiitosta? Älä piilota hyviä uutisia koskaan arkisen viestinnän oheen tai tiedotteen alalaitaan. Tee uutisista oma tiedotteensa, tee kuulutus, lähetä erillinen kirje tai sähköposti tai parhaimmassa tapauksessa, järjestä yhteinen tapahtuma, missä osallistujat saavat jotain – kahvit, pullan tai jotain muuta. Muista, että sisältö on vain tämä hyvä uutinen.

Huonot uutiset

Jos yleensä kerromme hyvät uutiset heti ja aikailematta, huonot uutiset eivät koskaan ole sellaisia. Huonojen uutisten kanssa on tyypillistä vitkastella, odotella. Kun asia on viimein pakostakin edessä, huono uutinen kerrotaan. Tämä on pahin tapa toimia, ja osoittaa aina yritystoiminnassa huonoa johtajuutta. Esimerkiksi tässä Pirjo-jaksossa se jotenkin kiteytyy.

Kaikkiin kriiseihin – myös huonojen uutisten kerrontaan – tulisi varautua. Niille tulisi rakentaa oma suunnitelmansa. Miten kerrot toimitusvaikeuksista? Miten kerrot irtisanomisesta? Miten kerron negatiivisesta tuloksesta? Miten kerrot toimipaikan lakkauttamisesta? Huono uutinen, kuten hyväkin uutinen, koskee aina työntekijöitä ja sille tulisi antaa samalla tavalla arvoa. Eräs yhteistyökumppanini sanoi, että hyvät uutiset kannattaa aina toitottaa suurelle joukolle, huonot uutiset keskustella vain asianosaisten kanssa. Huonot uutiset ovat synkkiä tietoja, jotka eivät kuulu sellaisille ihmisille, jotka eivät ole asianosaisia. Anna myös niille niiden ansaitsema arvo.

Kun kerrot huonot uutiset, noudata sämpylämallia. Kerro aina hyvää huonojen uutisten lisäksi. Jos hyvät uutiset tuli nostaa yksistään omassa viestissä esille, huonot uutiset kannattaa ns. ”piilottaa” muiden uutisten sekaan. Avoimuus on tärkeää, mutta vain tarpeellisessa määrässä. Pehmusta aina huonojen uutisten nurkat ja avaa keskustelukanavat. Anna ihmisten ottaa yhteyttä, kysyä ja tiedustella. Rakenna valmiit vastaukset mahdollisiin kysymyksiin. Sano samat sanat jokaiselle sellaiselle, jonka ei tarvitse tietää enempää.

Joskus uutinen on sellainen, mikä oikeasti on vakava, vaikeuttaa montaa toimintoa sekä tuottaa mielipahaa. Silloinkin avoimuus on tärkeää. Parasta tämmöiselle uutisille olisi, että yhteiskunnassa jylläisi esimerkiksi tällainen Korona-virusepidemia. Silloin tämä todella vakava uutinen ei nousisi ehkä yhteiskunnan keskeisemmäksi ja olisi helpompi käsitellä. Joskus suuremman hätätilan välttäminen vaatii isomman hätätilan läsnäoloa.

Lopuksi

Kaikessa viestinnän suunnittelussa, käytä hyväksi ulkopuolista tukea, jos tuntuu, että omat taidot eivät riitä. Kysy neuvoa, pyydä apua sisältöstrategilta. Mielelläni autan ja helpotan sinua kertomaan niin hyvät kuin huonotkin uutiset. Niille on tapansa. Kaikkea ei tarvitse itse hallita.

Henna Eklund | Sisällöntuottaja ja viestinnän ammattilainen (Oulu, Finland)