Toimiva työpaikan sisäinen viestintä on kultaakin kalliimpaa | Hennaksi

Kuukauden viimeinen päivä oli eilen. Kalenterini ilmoitteli, että nyt on enää kuukausi, kun äitiyslomansijaisuutesi Verkkoasemalla päättyy. On siis aika aloitella kuuluttelu, että palaan jälleen freelance-töihin heinäkuun alusta. Heinäkuuhan on todella hiljaista aikaa aina, mutta mielelläni voisin ottaa muutaman yrityksen markkinoinnin haltuun tai tehdä hieman muutoksia sisältöihin. Olen vapaata riistaa kaikille, jotka haluavat ottaa tällaisen markkinoinnin ja myynnin full-stack-tekijän käyttöönsä (kiitos Petri Matero ihanasta termistä).

Pohdin tuossa istuessani useissa sisäisissä palavereissa sekä asiakastapaamisissa, että toimiva työpaikan sisäinen viestintä on kultaakin kalliimpaa. Olen puolen vuoden aikana päässyt tutustumaan monenlaisten yritysten sisäiseen toimintaan. Joissakin paikoissa se on toimivaa sekä ottaa avainhenkilöt mukaan, joissakin paikoissa taas kuljetaan hyvin rajoitettua polkua. Kaikessa sisäisessä viestinnässä korostuu mielestäni kuitenkin avoimuus. Etenkin muutosten keskellä sekä uudenlaisia toimintamalleja omaksuessa avoimuus, onnistumisista sekä ongelmista tiedotus on tärkeää. Mielestäni on olennaista, että työntekijät pysyvät mukana muutoksissa sekä heidät otetaan mukaan tekemiseen. Koronavuosi ei ole ollut helppo. Etätyöskentely on tuonut omat haasteensa kaikkeen viestintään.

Sisäisen viestinnän heikot kohdat

Mihin sisäinen viestintä usein kompastuu? Kerroin jo aikaisemmassa kappaleessa, että jos viestintä on liian rajoittunutta, ajautuu sisäinen viestintä ennemmin tai myöhemmin umpikujaan sekä ongelmiin. Näin tämän vierestä erään yrityksen kanssa, missä vastapalkattu avainhenkilö ei vain päässyt sisään yritykseen tai häntä ei otettu mukaan jostain syystä. Voi olla, että tämä avainhenkilö ei vain osannut kertoa, mikä oli ongelma tai ei osannut pyytää apua. Syynä voi olla myös tiedon vähyys eli tämä työntekijä ei ollut tietoinen uuden yrityksen toimintamalleista eli perehdyttäminen oli jäänyt heikoksi. Ongelmia on varmasti monia, mutta lopulta tämä työntekijä irtisanoi itsensä ja lähti takaisin aikaisempaan työpaikkaansa.

Jos työpaikalla omaksutaan uusia toimintamalleja tai työpaikalle tulee uusia työntekijöitä, on tärkeää, että heidät otetaan avosylin vastaan yhteisöön. Tärkeää on varmistaa heille selkeät avainhenkilöt, joiden äidillisessä tai isällisessä huomassa he pääsevät ylitse pahimman vaiheen. Nämä ”huoltojoukot” varmistavat, että kaikki tieto on uuden tekijän saatavilla sekä omaksuttavissa. Perehdyttämien on hirveän vaikea työ, koska siinä pitää astua perehdytettävän kenkiin ja jättää olettaminen kokonaan pois sanavarastosta. Koskaan uusi työntekijä ei saa kuulla, että ”Oletin, että …” ”Luulin, että …”

Sisäinen viestintä toimivaksi näillä vinkeillä

Miten sisäinen viestintä saadaan sitten toimimaan, konkreettisesti? Kuten jo aiemmin sanoin – ottamalla avoimuuden konkreettiseksi päämääräksi. Kaiken yrityksen sisällä tapahtuvan viestinnän tulisi olla läpinäkyvää, avointa sekä keskusteluun kannustavaa niin hyvässä kuin pahassa. Ei kaikki aina ole ihanaa ja superia, valitettavasti. Jos työntekijä kuulee uusista suunnitelmista työnantajan julkaiseman sosiaalisen median päivityksen kautta tai toinen työntekijä kertoo sen ajatuksella ”kaikkihan tuon tietävät”, jokin on vialla.

Kun koulutan työpaikkaviestinnästä ja työnhakuviestinnästä, kerron aina lähtökohdista. Tällä tarkoitan sitä, että jokainen meistä on uniikki persoona. Kun saavumme uuteen tilanteeseen, työpaikkaan tai projektiin, tuomme mukanamme painolastimme niin hyvässä kuin pahassa. Jokaisella meistä on oma tietotaustamme, jota värittävät erilaiset kokemukset. Jokaisella meistä on näiden kokemusten pohjalta rakennettu arvomaailma sekä sen värittämät uskomukset. Olemme kaikki tuntevia sekä aistivia ihmisiä, ja erilaiset havainnot, aistimukset, ympäristöstämme herättävät näitä tuntemuksia. Lisäksi tuomme jokaiseen tilanteeseen mukanamme myös asenteet ja ennakkoluulot, jotka nousevat esiin erilaisten ärsykkeiden kautta. Tämä tulisi jokaisen työnantajan ymmärtää, mutta myös tämän uuden ihmisen, joka saapuu uuteen ympäristöön. Kannattaa olla aito alusta asti, mutta myös huomioida, että vastapuoli taistelee tai oikeastaan käy samaa prosessia läpi kuin sinäkin. Pohdi siis, mikä on mielikuva, jonka haluat synnyttää? Miten huomioit parhaiten tämän henkilön lähtökohdat? Kuinka tietoinen olet niistä?

Sisäinen viestintä onnistuu, kun:

  • yrityksen avainhenkilöt ymmärtävät, mitä henkilöstö ajattelee eli vuorovaikutus on toimivaa. Yrityksen sisällä uskalletaan kertoa niin hyvistä kuin huonoista asioista.
  • tiedotustoiminta on suunniteltua eli tieto kerrotaan tietyn toimintamallin mukaan eteenpäin, esimerkiksi ensin henkilöstölle ja sitten vasta julkisesti.
  • kaikki tieto on helposti saatavilla ja ajankohtaista.
  • tiedottamisessa ollaan avoimia eli eri jätetä kertomatta joitain asioita.


Henna Eklund | Sisällöntuottaja ja viestinnän ammattilainen

Blogitekstin kirjoitti digitaalisen viestinnän ja markkinoinnin moniosaaja

Henna Eklund | Punakynäpaholainen

Moniosaajat ovat tulevaisuutta. Olen kirjoittaja, copywriter sekä punakynäpaholainen. Olen viestinnän moniosaaja ja ”ikiharjoittelija” eli nälkäni oppia lisää ei lopu koskaan. En suostu vain pintapuolisten asioiden hallintaan, koska teen enemmän. Haluan tutustua ja tarkkailla ympäröivää maailmaa. Kiinnitän huomiota juuri eri tapoihin hoitaa viestintä ja markkinointi ja avaan huomioitani tässä blogissa.